Der Heidelberger Waldkindergarten wird vom Verein „Waldkinder Heidelberg e.V.“ getragen. Der Verein wurde im Jahr 1999 gegründet und ist vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt.
Er ist Mitglied im „Landesverband der Wald- und Naturkindergärten Baden Württemberg e.V.“ und im „Bundesverband der Wald- und Naturkindergärten in Deutschland e.V.“
Der Vorstand des Waldkindergartens wird auf der Mitgliederversammlung aus der Elternschaft gewählt. Er wird für jeweils zwei Jahre eingesetzt. Gemeinsam mit der Leitung führt er die Geschäfte des Kindergartens.
Der Vorstand des Waldkindergartens arbeitet ehrenamtlich und setzt sich aus drei Ämtern zusammen, die von den auf der Mitgliederversammlung gewählten Personen aus der Elternschaft ausgefüllt werden.
Aktuell besteht der Vorstand aus folgenden Personen:
1. Vorsitzender Harald Dewitz
2. Vorsitzender (Schriftführer) Michael Wörtge
Kassenwartin Anne Püllen
Da wir ein Elternverein sind, ist es üblich, die Eltern mit in die Gestaltung und den Ablauf des Kindergarten-Alltages mit einzubeziehen.